Mengenhochrechnung für Party

Ich weiß nicht ob mir jemand hierzu helfen kann aber vielleicht hat ja einer mal was ähnliches gemacht.
Ich hab demnächst vor, bei einer Fanclub-Party Cocktails zu mixen. Hab ich letztes Jahr auch gemacht, da waren so etwa 30 - 40 Leute da und ich hatte da inetwa 20 Drinks verkauft, allerdings mehrere der gleichen Art an dieselben Personen, es hat also nicht jeder einen getrunken aber manche mehrere.
Wie kann ich das jetzt am Besten hochrechnen, wenn bei besagter Party diesmal etwa 100 Leute angekündigt sind und das zwei Tage lang (also insgesamt für 200 Leute)
Wer hat da etwas Erfahrung.
Es gibt auf der Party auch noch Bierausschank, die Leute sind also nicht auf Gedeih und Verderb auf meine Cocktails angewiesen, was sich ja sicher auch auf die Menge des Verkaufs auswirkt.

Wenn mans genau ausrechnen will, würd ich in Excel zB ne Kalkulation anlegen, wo der Einkaufspreis für jede einzelne Zutat gelistet wird, dieser wird dann durch den Flascheninhalt in cl dividiert und dann mit der im Cocktail enthaltenen Menge dieser Zutat in cl multpliziert. Die Summer aller so berechneten einzelnen Zutaten zeigt dann den Materialwert des Cocktails.
Also bsp.

20 Euro pro Flasche HC 7 : 70 (Flascheninhalt in cl) x 3 (3 cl HC7 im Cocktail) = sagen wir einfach mal 80 Cent
dann die nächste Zutat so

Dann kommen sagen wir mal 1,50 Materialwert für den Cocktail raus.

Am Mixtag könnte man eine Strichliste in der Tabelle der angebotenen Cocktails machen, welche Person von welchen Drinks wie viele geschluckt hat. So kommt man zu exakten Ergebnissen.

naja, mein Problem ist eigentlich eher das, wenn 200 Leute kommen, wieviele wohl davon im Endeffekt wirklich an die Cocktailbar kommen. Ich hab mal so ausgerechnet, daß wenn bei meiner derzeit noch laufenden Umfrage 3 von 15 Leuten z.B. für den "Phil Collins" voten, daß das bei 200 Leuten dann 40 wären. Da aber bestimmt wieder nur bestimmte Gäste einen kaufen ist das natürlich schwierig...dachte ebend, daß vielleicht hier jemand schon mal so eine halbprivate Party erlebt hat als Mixer und wie die Leute da zugriffen... :-/
Witzigerweise war letztes Jahr auch eine Umfrage vorher, da haben einige für den Salmacis gevotet, der dann aber ein totaler Ladenhüter wurde...

Tja ne Vorhersage wer wovon wieviel trinkt ist ungefähr so genau wie das Samstagslotto. Die Party zum letzten runden Geburtstag mit ca 12 Leuten verlief auch anders wie geschätzt, ich habe zB 1 einzigen Caipi losbekommen

WIchtige Faktoren sind
- sind es mehr Cocktailkenner, die Drinks anhand der Zutaten einigermaßen einschätzen können
- sind es unbedarfte Leute mit wenig Cocktailerfahrung, die lesen eine Cocktailkarte wieder ganz anders
- wie ist die Cocktailkarte gestaltet, Layout, Angaben zu einzelnen Drinks....

Naja, das stimmt schon :-/ Auf meine Umfrage sind bislang 17 Eingänge, teils mehrere von einer Person, das ist natürlich ein Bruchteil davon, wieviele Gäste angekündigt sind. Hab mal den Veranstalter gefragt, wieviele Leute eigentlich letztes Jahr da waren, da kann ich dann evt. besser vergleichen. Ich hoffe ja, daß meine kalkulierte Menge an Zutaten reicht, damit ich am zweiten Abend nicht die Theke dicht machen muß, weil alles ausgesof.... ist, aber wenn ich an letztes Jahr denke, wo so viel übrig blieb, daß ich dies Jahr sogar was wiederverwenden kann... :-/
Naja, mal sehen. Erst mal schon Danke für die Mithilfe

Eine wichtige Rolle spielt auch das Alter der Gäste, welche Art Fanclub das ist (ein Auto-Club wird sich wohl eher mit Bier beschäftigen) und des Preises eines Cocktails.

Du sagst ja, dass Du die Drinks verkaufst. Das ist schon mal eher ein Hemmniss, als bei privaten Party's oder solchen mit einer Pauschale. Somit spielt das Budget der Gäste eine Rolle. Sind die finanziell eher gut einzuordnen, gehen die Cocktails "besser". Auch wichtig ist die Aufmachung, sprich Werbung, des Standes (?).

Pro Gast, der an Deine Theke kommt, würde ich 3 Drinks einplanen. Somit die Frage, wie viele an den Tresen kommen. Würde schätzen, das ca 25% der Gäste an deinen Tresen kommen könnten. Das wären 25 Personen pro Abend und 75 Drinks pro Abend. Somit kommst Du auf 150 Cocktails. Nagel mich darauf nicht fest. Ist eine Schätzung! Ich kenne das Klientel nicht.

Allerdings würde ich Dir raten ein oder zwei (vielleicht auch drei) Notfallpläne einzupacken. Damit meine ich Ersatz-Getränkekarten. Wenn Dir der Rum ausgeht, solltest Du einfach die Karten austauschen, mit solchen, die keinen Rum mehr beinhalten. So etwas in der Art. Wenn es über 2 Tage geht, kannst Du ja eventuell nochmal nachkaufen oder die Karte auf die Ladenhüter konzentrieren.

Am besten wäre die Möglichkeit auf Komission zu kaufen. Damit kannst Du übergebliebene Pullen zurückgeben.

Hoffe das hilft Dir weiter.

PS: Brauchst Du noch Hilfe ? :

ich mache das folgendermaßen:

- ich schätze zu aller erst, wie viele cocktails (egal was für welche) pro gast getrunken werden. deinen beschreibungen nach kommst du da mit 1 pro gast gut hin. weniger würde ich auf keinen fall berechnen, eher 1,5.

-> bei 1,5 pro gast hast du dann eine gesamtcocktailmenge von 300

- jetzt werden die wahrscheinlichkeiten, mit denen ein cocktail gewählt wird, festgelegt. dabei ist es einfacher, je weniger unterschiedliche drinks du auf der karte anbietest. sonderwünsche brauchen hier nicht berücksichtigt werden.

-> bsp: pina colada wählen ca. 50%, tequila sunrise ca. 40%, ipanema ca. 20% (die prozentzahlen dürfen in der addition ruhig >>100% betragen, je weiter über 100%, desto geringer ist die wahrscheinlichkeit, dass dir zutaten ausgehen)

-> du kannst jetzt mit 150 pina coladas, 120 tequila sunrises und 60 ipanemas kalkulieren. insgesamt kaufst du für 330 cocktails ein, leicht über den anfangs geschätzten 300, man hat ja lieber zuviel als zu wenig

je mehr unterschiedliche drinks du auf die karte packst, desto niedriger würde ich die wahrscheinlichkeiten ansetzen. alles klar? dann viel erfolg!

Hi Zahme Lamie,

falls du zufällig Lotus Approach auf deinem PC hast, oder eine/n kennst der es hat, könnte ich Dir mit meiner Datenbank zumindest bei der Mengenberechnung weiterhelfen, da ich für Partys extra eine Mengenkalkulation mit eingebaut habe.

Ansonsten kann ich FMX192 nur zustimmen, eine grobe Schätzung ist wie Lottospielen (hab auch noch u.A. 2 Fl Gin von der Party im Keller ;-) )

Gruß Single Malt